自分で経理をするための業務フロー

自分で経理をするために、会計ソフトを導入してみたけれど、
まず何から始めればいいのかわからない
というご相談を受けます。

そんな方のために、
自分で経理をするための業務フローを作ってみました。
①から⑥の手順ですれば日々の経理はできあがります。

①銀行データ連携又はデータ取り込み

最近の会計ソフトは
データをそのまま連携したり、データを取り込みすることが
可能になっています。

手入力はできるだけしないようにして、
最初は銀行口座から仕訳をしていきます。

会計ソフトによって
銀行データと会計ソフトを連携(同期)させる方法や、
いったん銀行口座からCSVデータをダウンロード後、
会計ソフトに取り込みをする方法と
2種類の方法がありますので、
どちらかやりやすい方法を選びます。

連携又は取り込み後、仕訳を登録。
ここで自動登録できる機能がある場合は、
自動登録していくこと、
学習機能があるソフトであれば、
それを使って、どういう勘定科目を使用するのか
勘定科目のクセを会計ソフトに覚えてもらっていき、
翌月からの仕訳に反映できるようにします。

そして仕訳の登録が終わったら、
必ず、預金残高と会計ソフトでの預金残高が一致しているかを確認しましょう。
本当によくズレていますので・・・。

クラウド会計だけではありませんが、
残高がズレるのには原因がありますので、
下記もご参照頂ければと思います。

②カード払い分も連携又はデータ取り込み

クレジットカードも連携できる会計ソフトが
増えてきましたので、積極的に手入力はなくしていきましょう。

データ連携がない場合は、
CSVデータで取り込みできないかチャレンジします。

注意すべきは、間違えて、
クレジットカードのレシートから手入力しないということ。
カードデータ分と手入力分と二重計上となってしまいます。
この二重計上、意外に多いので要注意です。

データから会計ソフトに登録した経費は、
それぞれの勘定科目で損益計算書に上ってきますが、
未払金のまま同額貸借対照表の負債にもあがります。

カードの引落はおおよそ2カ月後。

引落によって、支払が完了、
未払金が消えていきますので、
預金での引落の仕訳登録の際に、
未払金を消す仕訳で登録することを忘れずに。

このクレジットカードの未払金も、
なかなかきれいに消えていきません。

データ連携や取り込みをした際に、
未払金が適正か毎回見ていく必要があります。

③そのほかデータ連携を活用、データ取り込みもOK

売上データは請求書ソフト、
給与データは給与計算ソフトから
連携できるようになっている場合も多くなっていますね。

例えば会計freeeであれば、
請求書作成機能もついていますので、
請求書を作成後、データを連携すれば、

売掛金/売上

の仕訳を自動でたててくれます。

あとは、預金口座データから、
実際に入金が行われたかチェックをし、
売掛金を消す仕訳をするだけです。

また、給与計算ソフトからデータ連携すれば
給与手当/未払金(実際は預り金もでてきますが、簡略化)

など給与特有の仕訳をたててくれます。

実際に給与を支払った際に
未払金を消す仕訳をします。
これも未払金が消えていっているかどうか
確認するだけなのですが、ここも適正な金額になかなかなりません。

毎月ごとに適正な金額が残っているか
確認作業は怠らないようにしていきます。

④現金払いを無くしつつ、最終的に手入力

現金払いは極力無くし、データ連携、取り込みをしたいところですが

それでも出てきたら、最終は手入力ですね。

Excelでインポートできる場合は、
Excelデータを作ってインポートしてしまった方が早いです。

また、手入力する場合に、スキャナで領収書を読み込んで、
会計ソフトに取り込みできるものもありますが、

スキャンするのがそもそも面倒です。

スキャンせずにそのままレシートを見て
入力で十分ではないでしょうか。

スキャンをすると、手元に領収書の現物がなくても
会計ソフトで確認できるので便利ではありますが、
スキャンをわざわざするくらいなら
初めからカード払いにしたいものです。

⑤最後に必ず残高試算表や推移表で確認

最後に仕訳の登録が終わったら、
内容を月別の貸借対照表や損益計算書で確認、修正します。
(月次残高試算表や月次推移表や推移表と言ったりもします)

確認するときのポイントは下記に書いていますので
ご参照頂ければと思います。

⑥根拠書類の保管を忘れずに

チェックまで終われば経理は終了しますが、
経理の根拠書類(領収書、請求書、見積書など)
は必ず保管しておきましょう。

特にクレジットカードを利用した場合は、
クレジットカードの利用明細書だけでは十分な根拠書類とは言えません。

日付・取引先・金額の記載はあっても、
支払内容まで書かれていないからです。

クレジットカード決済をした場合にもらうレシートや
支払内容が書かれている領収書や取引明細書を
合わせて保管しておきます。

 

 


▼娘日記(8歳、5歳)

上の娘が、学童で「竹とんぼ」ならぬ
「ストロー牛乳パックとんぼ」を
作ってきました。

自分の分と妹の分と2つ。
ちゃんと妹のものは左利き用を作ってくれました。

毎日ケンカばかりの姉妹なので、
なんだか仲睦まじく、飛ばしあっている様子は
見ていて嬉しかったです。


 

 

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