出納帳を手書きからExcelにするだけで劇的に効率化する

一時支援金の事前確認の支援を行っており、
手書きの出納帳や元帳を拝見するこの頃ですが、
Excelに変えたらもっと楽になるのにな、
と思えてなりません。

手書きの安心感から解放されよう

個人事業主の方の場合は、
まだまだ経理を手書きされているところも多く、
拝見すると、とてもきれいな帳簿を作られていて関心します。

毎日や2~3日に一度、手書きで売上台帳や現金出納帳を
ノートに書いていくそうです。

でも手書きされている方にExcelにしたらもっと楽なのになーと
思ってしまうのも事実。Excelが楽ですよという話はしてみるのですが、
まずパソコンがわからないし、Excelなんてとんでもない
と言われてしまいます。

これまでずっと手書きされて、続けてきたものを変えていくのは
大変な苦労ですし、今からパソコンなんてExcelなんてと
言われる気持ちもよくわかります。

一度出来上がって決まっているルールは
なかなか変えるのが難しいところです。

手間がかかっていたとしても、手書きで経理を行うことで
安心するところもありますしね。

しかし私としてはそこを手離して、経理を効率化し、
空いた時間を他のことに使ってもらいたいです。
売上が減少しているところがほとんどですので、
できれば営業の時間に使って頂きたいところです。

出納帳は手書きからExcelへ

手書きの出納帳をつけている方からすると
Excelは敷居が高いようですが、
使ってみるとそれほど難しいものではありません。

マクロや関数を駆使するとなると、特殊技能という感じがしますが、
出納帳であれば、日付、取引先、取引内容、金額くらいなものですから
せいぜい金額を合計するSUM関数を使えば出来てしまいます。
例えば現金出納帳であればこういったものでOKです。

手書きをしている方はパソコンというだけで
拒否しているような感じもしますので、
先入観をなくしてフラットに向き合うだけで入っていけるように思います。

初めは時間がかかるかもしれませんが、それは初めてなので
当たり前の話。時間がかかるので手書きに戻る、のではなく、
時間がかからないようになるために日々練習だと思って経理しましょう。

1カ月もすればExcelに
変えたことで、空いた時間がでてくるようになります。

データだと連携ができる

Excelで経理することで
会計ソフトに出納帳をそのままデータで取り込み(インポート)できると
さらに業務が効率化します。

会計ソフトを使っていない場合は
Excelの機能にあるピポットテーブルを使えば、
勘定科目ごとに集計することもできますので、
簡易な決算書を作るところまでできなくはないです。

私は面倒くさがりなので、会計ソフトに取り込みしてしまいます。
実際のところを言うと出納帳もつけていません。
会計ソフトに取り込みできれば会計ソフトから出納帳は出てくるからです。

会計ソフトに取り込みするところまでやるかどうかの問題はあるにせよ
Excelで経理することで、データとして扱えるようになりますので、
集計しやすくなります。

そして集計できるところまでいくと、
Excelやパソコンがそれほど怖くなくなっているはずです。
というよりもミカタになってくれます。

パソコンが仕事の相棒だな、と思うようになったらしめたものですね。

 

 


▼娘日記(8歳、5歳)

大型連休もさほど出かけることができなかったので、
じいじやばあば、いとこと久しぶりにZOOM。

あとはいつも通り御所の公園で遊びました。


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