ayumitanaka 令和5年も残り少なくなってきました。
そろそろ「年末調整」に向けて、準備を始めておられますでしょうか？
今回は、年末調整の電子化について、その概要とメリットをまとめました。
１、電子化で何が変わるのか
これまでの年末調整は、
従業員（給与の支払いを受ける方）が保険会社、金融機関などから
紙で受け取った控除証明書などを会社に提出し手続きが進められていました。
全て紙をベースにしています。
年末調整手続が電子化されると、紙でのやり取りがなくなり、
従業員が保険会社等から電子データで受け取った控除証明書などを、
年末調整ソフトに入力したうえで勤務先にデータ提出し、
勤務先が提出された電子データを給与システムなどにインポートして
年税額を計算するという流れに変わります。
ただし、控除証明書について、マイナポータル連携していない場合、
今までどおり紙で提出することになります。
２、年末調整ソフトはどこまでできるのか
ひとくちに年末調整ソフトといっても、
①扶養控除申告書や控除証明書の内容が給与計算にそのまま連動してくれるもの
②給与計算とは別に扶養控除申告書など申告書や控除証明書の電子化のみで、
そのデータを給与システムにインポートするもの
の2種類があります。
国税庁からは「年末調整ソフト」がリリースされています。無料です。
国税庁の年末調整ソフトは②のタイプ
給与システムにインポートが必要なソフトです。
うまくインポートできれば良いのですが、慣れていないとなかなかインポート自体ができず
給与計算とうまく連動しないということも。
無料で使えるのはいいのですが、インポートの手間を考えると
給与計算と連動しているものを選ぶ方がいいかもしれません。
パソコンに慣れていれば問題なさそうですが、私もやってみたものの、
けっこう手間に感じました。
freeeやマネーフォワードは給与計算とも連動しているので、
少々高いように思いますが、事務負担を減らすため導入を検討して良いと思います。
3、電子化のメリット
年末調整手続きが電子化されることで、次のようなメリットがあります。
<従業員のメリット>
従業員は、これまでの手書きによる手続（扶養控除申告書などの記入、控除額の計算など）を省略でき、
扶養控除申告書や控除証明書の保険料控除の計算など作成の手間を省けます。
また、紙で受け取った控除証明書などを無くした場合は、保険会社などに対し、
再発行を依頼しなければなりませんでしたが、マイポータル連携されていればその手間もなくなります。
<勤務先のメリット>
勤務先は、従業員が年調ソフトで作成した扶養控除申告書などのデータを利用することにより、
控除額のチェックをする手間がなくなります。
また、控除証明書などをデータ利用した場合、添付書類の確認もいりません。
さらに、従業員が年末調整ソフトを利用して扶養控除申告書を作成するため、
記載誤りの減少が期待できますし、従業員への問合せも減るのではないでしょうか。
加えて紙による年末調整の場合に比べて、書類の保管コストも減らすことができるので、
メリットづくめです。
まとめ
年末調整の電子化の概要とそのメリットをまとめました。
年末調整もいずれ電子化されるものですので、早いうちからソフト導入されるのが良いのではないでしょうか。
いずれにせよ検討期間も含めるとある程度期間が必要です。
年末調整が終わった1～2月頃から準備を進めてみてはいかがでしょうか。