ayumitanaka お客様とのやりとりに昔ほど電話を使わなくなり、メールやLINEなど文字でやりとり
することが多くなりました。
本当は直接お会いして、目を見てお話できるのが一番なのですが、そうもいかない昨今。
職業柄、放っておくと硬い文章になってしまうので、なるべくそうならないように
心掛けています。
普通にやりとりしていたら、硬くて怖い感じになる
仕事の内容にもよるのだと思いますが、税理士という仕事であるからか、お客様とメールなど
文字でやり取りすると、非常に硬い文章になりやすいです。
内容が会計や税務に関する専門的な内容なので、仕方がないと言えばそうなのですが、
小難しいことを、いかにもな感じで専門用語を使って書いてしまっていたら、
(自分ではそんなつもりは毛頭ないですが気を付けなければいけません。)
受け取る側のお客様は困ってしまうでしょう。
気軽に相談してもらいたいので、簡単なことを聞いたら失礼なんじゃないかとか、
こんなことを聞いたらバカにされるのでは？と思ったりされないかも気になります。
さくっと聞いて頂ける存在でありたいですし。
また難しい話が多いので、言葉をつくして長文を書きたくなるのですが、
(長文を書いてしまう時もあります・・。)、あまりに長文になると読んでもらえているかも
気になってしまいます。
分かりやすく、ていねいに、明るく書く
こういった気にしていることが多々あるので、なるべく分かりやすく、長文になりすぎない
程度にていねいに、かつ、明るく書くことを心掛けています。
会話のなかでは、イントネーションや顔の表情などでテンションや気持ちが伝わりますが、
文字ではそこがうまく行きません。ビジネスなので絵文字を多用するわけにもいきませんし、
困りものです。使えるとしても「！」や「？」くらいです。
少し高めのテンション(明るさ)と信頼感を併せ持った雰囲気を文字で表したいのですが、
そこがなかなか難しいです。
私なりに次のようなことは気をつけています。
・専門用語は、専門職の方とやりとりする以外に使わない。
使用する場合は、相手の方が理解されているという前提がある場合のみにしています。
理解してもらいたくて書いているので、分からないことを書いても意味がないからです。
難しいことを書くので、せめて読みたくなるようにしたいです。
・ひらがなを使う頻度を増やす。
高校生が読んでわかる程度の文章が理想です。漢字だらけだと、読み手の負担が増えますので、
漢字が続く場合は、間にひらがなを入れるようにしています。
・文章を短くする。
専門書を読むと、異常なまでに長い時があります。５~１０行ずっと続いて一文だったり。
一文読んでも、それで何の話やっけ？となってしまいます。自分がそうなので、相手の方が
そうとも限りませんが、多くの方は疲れてしまうのではないでしょうか。
基本的に１つの内容について１つの文にして区切ります。長くでも２行まで。
・相手を責めるような表現や下げる表現は使わない。尊重する。
これは分かりやすく、ていねいにとは関係はありませんが、気をつけています。
普通に失礼ですもんね。
・かといって自分を下げるような表現も使わない。
自分を下げるような表現もあまり好ましくないです。
たまに、何も悪くないのにやたら「申し訳ございません。」と多用されている
場合があります。
何も悪くないのに申し訳ないことを多用されている文面を見ると、
相手に失礼のないようにとの表現なのでしょうが、使い方としては疑問です。
そう書いておけばいいや、というような浅はかな思いを感じとってしまいます。
・明るくかく
読んでいて、落ち込むような内容は書きたくありません。普通のテンションよりちょっと
高めくらいを心掛けています。
・カタカナ語を使用しない。
理解している方とそうでない方がいらっしゃると思いますし、しかもその判断がつかないため、
カタカナ語はなるべく使用しないようにしています。
エビデンス・スキーム・ナレッジ・フィックスなどなどビジネス用のカタカナ語は
たくさんあります。相手の方が使っておられる場合は、合わせて使った方が理解して
いただけるので使います。
まとめ
文字のやりとりが増える中で、気をつけていることについて書いてきました。
基本的には、対面で話す際と同じように、相手を尊重すること、自分を下げないこと、
など人としてあるべき姿に近づけることは文章でも同じなのではないかと思います。
直接お会いして話した感じと、自分のもっている文章の雰囲気が同じになるのが理想です。
その理想に近づけるよう、まだまだ努力が必要です。