ayumitanaka 子供が小さいので、保育園や学童のお迎えの時間が決まっており、仕事のできる時間は
始めから決まっています。夜中や早朝にしてもいいのですが、明らかに能率が下がるので
どうやら私にはできないです。たまに夜中や早朝も挑戦してみますが、後でひどい文章を見て
落ち込みます。。
そのため、日中ある程度の分量の仕事をこなそうと思うと、仕事の時間管理をして
効率化することは必然になります。まだまだではありますが、できることから効率化を
進めています。
まずはかかった時間を記録する
あまり無理な計画は立てませんが、仕事を始める直前もしくは前日に、今日やる仕事を
書きだします。それぞれの仕事にたいして、どのくらいの時間をあてるのかを
細かく書くことで、頭の中だけでイメージしていたものがはっきりとし、
どういう段取りで進めるかをシミュレーションしやすくなります。
そして実際に仕事にかかった時間との差をとっていきます。
そうすると、意外なところに時間がかかっていたり、この時はこま切れに仕事をしていたなとか、
これは、まとめてできたんじゃないかとか、次に改善すべき点が色々と見えてきます。
そこからまた改善をして記録してを繰り返すと、だんだんと少ない時間で以前と
同じ分量の仕事が出来るようになってくるのです。
メールチェックは回数を決めて、すぐに返信はしない
メール、LINE、チャットなど外部とやり取りができる手段は一昔前より格段に増えていますので、
それらを読んで確認し、時には返信する時間も以前よりかかっています。
一時期、１日70～80通くらいの量のLINEやチャットが来るようになり
（もっと来る方もいらっしゃるでしょうが）、通知が来るだけで疲れるようになってしまいました。
内容が自分とあまり関係がなくても、来るとついつい見たり、返信したりしていたのが
またよくありません。
なので、ある時から通知をOFFにするようになりました。
本当に必要な連絡のみ見るようにして、一日３回などチェックの回数を決めてしまいます。
返信が必要なものに対しては返信し、必要のないものは返信しない。
シンプルな話ですがけっこう難しいですし、試行錯誤ではありますが、
通知を受け取るのではなく、自ら見に行くようにするだけで疲れ方が随分違います。
またチェックした時に返信すれば、すぐのレスポンスではないけれど、すごく遅くなることも
ありません。１営業日以内には返せます。時々すぐに返信してほしいとか、すぐに電話がほしい！
という方もいらっしゃいますが、そういった方にはご満足いただけないかもしれません。
すぐに電話！ということは、緊急の事態が生じるようなお客様が想定されますが、
そういった緊急事態がおきないよう、常日頃から連絡をとって信頼関係を築いていたいです。
ここまでと決めると意外と時間は最適化される
時間のかかり方を記録することで、客観的に仕事への時間のかかり方を把握できますし、
メール等のチェックも自分からしていくと随分楽になります。
でも、究極は仕事の時間の上限が決まっていて、この時間までにこれをするんだ！
というかしなければならない！となっていると、案外時間は最適化されます。
時間までにできるように、何らかの形で調整しているのです。
残業できる環境にあって、上限が終電までなんていう場合は、不思議と終電までかかって
しまいます。こういう場合は、知らぬ間にゆっくりモードに調整しているんでしょう。
毎日切羽詰まった状態で、効率的に動いてもギリギリ間にあっているような状況だと、
仕事量に問題がありそうですが、テキパキモードとゆっくりモードとをうまく織り交ぜながら、
少しの賦課をかけて、仕事を続けていくのがちょうど良いです。